Servicekraft (m/w/d) @ APOTHEKENTOUR 2025

Jobbeschreibung

Hostessenbriefing I INSTAFF

Briefing für INSTAFF Hostessen – Betreuung der Welcomebar
Veranstaltung: APOTHEKENTOUR
Bereich: Welcomebar & Ausgabe des APOTHEKENTOUR DRINKS

Ablauf/Uhrzeiten der Veranstaltung:

Öffnungszeiten Veranstaltung 

Samstag, 10:30 – 17:00 Uhr 

Sonntag, 09:30 – 16:00 Uhr 

Ankunft Team 

08:00 Uhr 

08:00 Uhr  

Ankunft Aussteller 

Ab 08:30 Uhr 

Ab 08:30 Uhr 

Ankunft Gäste 

Ab 09:45 Uhr 

Ab 08:45 Uhr 

Einlass 

10:15 Uhr

(bis Check-in, nach Absprache mit dem Veranstalter) 

09:15 Uhr

(bis Check-in, nach Absprache mit dem Veranstalter) 

Ende der Veranstaltung 

17:00 Uhr 

16:00 Uhr 

Abbau 

 Ab 16:00 Uhr 

Veranstaltungsformat:

Die APOTHEKENTOUR ist ein regionales Messe- und Event­format, das speziell auf Apotheken­teams zugeschnitten ist. (Fertig ausgebildete PTA, PKA, Pharmazieingenieur:innen und Apotheker:innen)

Die APOTHEKENTOUR richtet sich ausschließlich an die Apothekenteams, die in einer öffentlichen Apotheke in Deutschland tätig sind. Versandapotheken sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Mehr als 40 der bedeutendsten Apotheken­­hersteller touren 2025 an 12 Wochenenden durch 12 Städte.

Dabei schaffen wir gemeinsam Raum für Networking, vermitteln Wissen und liefern direkte Produk­t­informationen. Das Umfeld ist zeit­gemäß und exklusiv, mit limitierter Gäste­zahl und angemessenen Hygiene­­maßnahmen. Zugleich wird das einzig­artige Tour-Erlebnis digital verlängert – mit anschließendem online-Zugang zu Vorträgen, Produkt­informationen und vielem mehr.

Hier kannst du dir einen ersten Eindruck von der Veranstaltung verschaffen.

Allgemeine Informationen:

Als Hostess an der Welcome-Bar bist du für die Ausgabe des speziell für die APOTHEKENTOUR hergestellten alkoholfreien Drinks an die Gäste nach dem Check-in zuständig. Die Welcome-Bar ist mittig in der Halle positioniert und wird von 1-2 Servicekräften betreut.

Sobald du die Veranstaltungslocation erreichst, erhältst du von uns eine ausführliche Erklärung deiner Tätigkeit sowie einen Ansprechpartner und alle wichtigen Informationen.

Aufbau & Ausgabezeiten:

Die APOTHEKENTOUR Drinks müssen an der Bar zu folgenden Zeiten fertig aufgebaut sein:
Samstag: 10:00 Uhr
Sonntag: 09:00 Uhr

Ablauf der Getränkeausgabe:

Aufgabenbereiche:

• Gästebetreuung / Begrüßung und Getränkeausgabe:
• Begrüße die Gäste freundlich und gib ihnen den APOTHEKENTOUR Drink mit einem Strohhalm.
• Aktives Anbieten des Drinks
• Beantwortung einfacher Fragen rund um den Drink
• Du öffnest die Flaschen und übergibst sie mit einem Strohhalm an die Gäste.
• Du hältst die Flaschen mit schwarzen Handschuhen am Flaschenbauch (nicht am Flaschenhals!).
• Keine Tablett- oder Flying-Ausgabe: Du reichst die Getränke aktiv und freundlich direkt an der Bar an die Gäste weiter.
• Du kennst die Inhaltsstoffe und den Geschmack des Drinks, um Fragen der Gäste beantworten zu können.
• Zusammensetzung des Drinks / Inhaltsstoffe:

• Name: APOTHEKENTOUR Drink – Good Vibe & Good Taste
• Inhaltsstoffe: Elderflower, Passion Fruit, Raspberry, Grapefruit, Chili
• Zucker: 3,2g pro 100ml
• Füllmenge: 250ml

• Kühlung und Nachbestückung:
• Achte darauf, dass die Getränke während der Veranstaltung kühl bleiben.
• Bei Bedarf informierst du das Cateringpersonal, wenn die Flaschen nachgefüllt werden müssen.
• Es ist wichtig, dass ihr euch abstimmt, wenn ihr merkt, dass die Kühlschränke leerlaufen. Die Flaschen im Kühlschrank werden vom Cateringpersonal nachgefüllt.
• Sauberkeit und Ordnung:
• Halte den Barbereich stets ordentlich und sauber.

• Regelmäßige Reinigung der Arbeitsfläche

• Kommunikation und Abstimmung:
• Stimm dich mit den anderen Hostessen sowie dem Cateringpersonal ab, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Nachbestückung & Ablauf am Nachmittag:

• Zu Beginn der Veranstaltung wird das Cateringpersonal die Kühlschränke mit den Flaschen voll bestücken, auch während der Veranstaltung werden diese nachbestückt
• Am Nachmittag wird die Bar nur in Abstimmung mit der Eventleitung bzw. deiner zuständigen Ansprechperson nachbestückt, um zu vermeiden, dass zu viele Flaschen geöffnet werden.
• Nach der Mittagszeit nimmt der Besucherandrang erfahrungsgemäß ab.

Leergut & Entsorgung:

• Übernimmt das Cateringservicepersonal

Wichtige Hinweise:

• Kleiderordnung für Hostessen: Alles schwarz.

• Schwarzes Oberteil
• Schwarze Hose oder schwarzer Rock
• Schwarze Schuhe
• Schlicht, elegant, einheitlich
• Gepflegtes Erscheinungsbild, einheitliche Kleidung nach Veranstaltungsrichtlinien.
• Du bekommst von uns ein T-Shirt ausgeliehen, welches du auf der Veranstaltung zur Erkennbarkeit trägst

• Freundlichkeit & Professionalität: Ihr seid das Gesicht der Veranstaltung an der Welcomebar. Ein lächelnder, serviceorientierter Umgang ist essenziell.
• Zeitmanagement: Bitte achtet auf Pünktlichkeit und effizientes Arbeiten.
• Pausen: Für dein Wohl ist gesorgt, während deiner Pause darfst du dich gern im Pausenbereich am Crewbuffet bedienen. Die Pausenzeiten sind mit der Eventleitung für deinen Bereich abzusprechen.
• Notfallkontakt: Bei Problemen bitte direkt an deine zuständige Ansprechperson wenden. Die Kontaktdaten erhälts du direkt bei deinem Start und Einweisung.

Zusammenfassung:

Die Welcome-Bar ist ein zentraler Punkt der APOTHEKENTOUR und sorgt dafür, dass die Gäste mit einem erfrischenden, alkoholfreien Drink empfangen werden. Ein reibungsloser Ablauf, eine freundliche Ausgabe und die Einhaltung der Hygiene- und Servicevorgaben sind essenziell für einen positiven ersten Eindruck.

Vielen Dank für deine Unterstützung und viel Erfolg auf der APOTHEKENTOUR!