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Wie unser IT Startup nach 7 Monaten Break-Even erreicht hat

Unser Staffing-as-a-Service Startup InStaff ist erstmals profitabel. Hier sind unsere Learnings!

Kurz Pitch: InStaff (früher FairMaid) ist ein Online Marktplatz für Zeitarbeit, ähnlich wie oDesk aber für vor-Ort Arbeiten. Bei unserem Launch im Februar 2014 haben wir uns vorerst auf Messehostessen konzentriert und vermitteln nun Eventpersonal in ganz Deutschland.

Wer sind wir


Startup Team: 2 Gründer + 1 Werkstudentin

Wir sind zwei Co-Gründer, die gemeinsam Wirtschaftsingenieurwesen an der Universität Karlsruhe studiert haben und im November 2013 beschlossen haben, gemeinsam ein Startup zu gründen. Mein Name ist Pascal Klein, ich habe 4 Jahre Erfahrung in der Webprogrammierung und war bei meinem letzten Startup Honestly für Frontend Development und Online Marketing verantwortlich. Bei InStaff bin ich als CEO / CTO für die Produktentwicklung, IT Infrastruktur und das Online Marketing verantwortlich. Mein Co-Gründer Max Kunz ist als COO / CFO für die Bereiche Operations, Prozesse, Kundensupport und die rechtlichen sowie steuerlichen Angelegenheiten verantwortlich. Er hat Praktika bei KPMG sowie 1&1 Internet AG gemacht und als Vorstand des Leo Clubs Deutschland sehr viele Events organisiert. Wir werden von Sherin Zaian als Werkstudentin unterstützt, welche den ganzen User Support übernimmt. Sherin hat ihre Erfahrungen als Hostess bei ca. 20 verschiedenen Agenturen in ganz Deutschland gesammelt

Geschäftsmodell: Online Marktplatz für Zeitarbeit

Unternehmen können über unsere Plattform Zeitarbeiter verbindlich buchen und InStaff erhebt dafür einen Aufschlag auf den Lohn. Dafür senden uns potenzielle Kunden zunächst eine kurze Event bzw. Job Beschreibung über den Buchungsprozess. Dieser Job wird dann von unserem System an alle infrage kommenden Mitarbeiter in unserer Datenbank weitergeleitet. Diese können dann angeben, ob sie Interesse an dem Job haben und wenn ja, welchen Lohn sie dafür erwarten. Der Unternehmenskunde kann diese Mitarbeiter dann online vergleichen und rechtsverbindlich buchen. InStaff übernimmt die Arbeitnehmeranstellung, Vertragsgestaltung und die komplette Lohnbuchhaltung und erhebt für den Service einen Aufschlag von 43 % auf den Bruttolohn. Der eigentliche Buchungsprozess für unsere Kunden ist aber nur ein Bruchteil unserer IT, der größte Teil bezieht sich auf die Qualitätssicherung, das Job Routing und die korrekte Lohnbuchhaltung. Bei Interesse könnt ihr einen kurzen Video Pitch (auf Englisch) von uns anschauen.

Was haben wir bisher erreicht?


Kundenakquise: 39.000 € monatlichen Umsatz

Wir hatten im November 2013 einen einfachen Prototyp sowie eine Marketing Webseite entwickelt. Im Januar 2014 haben wir dann mit der Kundenakquise über Google Adwords begonnen und haben im Februar offiziell unseren Service gelaunched. Im ersten Monat hatten wir 2.100 € Außenumsatz erzielt, wobei die Hälfte davon von einem befreundeten Unternehmen kam. Seitdem haben wir unseren Umsatz über SEO & SEM ca. 30 % pro Monat gesteigert, so dass wir im September 39.100 € Außenumsatz erreicht haben. Da im Sommer kaum Messen stattfinden, gab es einen Einknick bei den Buchungsanfragen. Unser 43 % Aufschlag auf den Bruttolohn ist äquivalent zu einer Servicegebühr von 30 % auf die End Buchungssumme. Dies ergibt für September einen Innenumsatz von 11.500 €, so dass wir den Break Even erreicht haben. (Der Graph zeigt die eingegangen Buchungen, welche nicht genau aber fast dem verechnetem Umsatz entspricht.)

Benutzer Akquise: 3.500 Mitarbeiter Profile

Auch für die Akquise von Mitarbeiter Profilen haben wir Content Marketing, SEO & SEM genutzt. Die Akquise eines Profils kostet ca. 3 bis 5 € und ist in süddeutschen Städten wie Stuttgart und München signifikant teurer als beispielsweise in Berlin. Über Facebook Werbung hatten wir ähnlich hohe Akquisekosten, aber die Qualität der Profile war wesentlich schlechter. Da über Google nur Nutzer kommen die explizit nach etwas gesucht haben, kann man dort wohl eine bessere Zielgruppe erreichen. In unserem Fall haben die Profile über Google oft schon einschlägige Arbeitserfahrung gehabt, die Profile über Facebook nicht. Wir haben mit der bezahlten Benutzerakquise im Juni aufgehört, so dass sich diese dann etwas verlangsamt hat. Mittlerweile machen wir nur ab und an in süddeutschen Städten bezahlte Online Marketing Kampagnen, wenn dort die Nachfrage auf der Kundenseite sehr hoch ist.

Wer oder was hat uns geholfen


Jedes Gründerteam und natürlich auch jedes Geschäftsmodell ist unterschiedlich, damit sind auch die Erkenntnisse nicht so einfach übertragbar. Aus diesem Grund wollen wir kurz erläutern, was in unseren Augen großen Einfluss auf unseren bisherigen Erfolg hatte.

Kleines Seed Funding

Wir konnten 25.000 € selber investieren, da ich mit dem Verkauf meiner Geschäftsanteile meines letzten Startups Honestly etwas Geld verdient habe. Außerdem haben wir ein kleines Investment vom Axel Springer Plug & Play Accelerator im April 2014 erhalten. Diese 50.000 € klingen nicht viel, aber wir haben uns nur sehr geringe Löhne ausgezahlt und waren so in der Lage, Vollzeit an unserer Idee zu arbeiten

Transaktionales Geschäftsmodell

Wir verdienen sofort Geld an jeder Buchung über unsere Plattform. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es dagegen bei SaaS Geschäftsmodellen mit einer monatlichen Abrechnung schnell zu Liquiditäts Engpässen kommen kann (siehe auch long, slow SaaS ramp of death). Kein Geschäftsmodell ist besser als das andere und beispielsweise haben wir dafür zu Beginn das klassische Henne-Ei Problem gehabt, das es auf jedem Online Marktplatz gibt. Gründer sollten sich aber sehr früh über die Eigenheiten ihres Geschäftsmodells und die Folgen auf ihre Cash-Flow Planung bewusst sein.

Alle notwendigen Kenntnisse im Team

Unser zweiköpfiges Gründerteam hat alle Kenntnisse besessen, die wir im frühen Stadium für unser Geschäftsmodell benötigt haben: Online Marketing Expertise, Kenntnisse in der Geschäftsprozess Modellierung, Design & Programmiererfahrung sowie einen Grundsatz an rechtlichem Know How. Abgesehen von einem Anwalt und einem Steuerberater haben wir deswegen keine Hilfe von außen benötigt. Das hat nicht nur unsere Kostenstruktur gering gehalten, sondern zusätzlich auch die Komplexität unseres jungen Unternehmens auf einem geringen Niveau gehalten.

Wettbewerbs Umfeld

Vor unserem Launch haben wir unseren Goto Market sehr eingehend analysiert und mit zahlreichen Messehostessen sowie Eventveranstaltern gesprochen. Dabei haben wir herausgefunden, dass es sich um einen fragmentierten Markt mit zahlreichen kleinen, oft lokal agierenden Wettbewerbern handelt. Die Online Präsenzen der meisten Wettbewerber haben viele Mängel und die SEO-Strategie ist oft sehr altmodisch (beispielsweise greifen viele noch immer auf Keyword Stuffing zurück, obwohl Google dies schon seit längerem als Spam Signal erkennt). Natürlich werden wir uns langfristig über unsere Technologie, unser Geschäftsmodell und durch die Netzwerkeffekte unserer Plattform von unseren Konkurrenten abheben. Aber gerade zu Beginn hilft es, wenn auch viele weiche Faktoren den Goto Market erleichtern.

Viel harte Arbeit

Wir haben sehr viel gearbeitet, besonders mein Co-Gründer. Da gerade zu Beginn bei den Personaleinsätzen viel schief gehen konnte, war mein Co-Gründer praktisch täglich von 8 Uhr bis 22 Uhr im Büro. Am Wochenende wurden die Rechnungen erstellt und die Lohnbuchhaltung durchgeführt, denn auch dies war zu Beginn noch nicht automatisiert. Wir hatten uns darauf geeinigt, dass mein Co-Gründer die gesamte Operations übernimmt und ich mich damit voll auf Online Marketing und Produktentwicklung konzentrieren kann. Das Ganze wäre uns aber sehr schwer gefallen, wenn wir eine Familie oder andere private Verantwortlichkeiten gehabt hätten.

Im April 2014 wurden wir im dritten Batch vom Axel Springer Plug & Play Accelerator aufgenommen. ASPnP wurde von Axel Springer und dem Sillivon Valley Investor Plug & Play in Berlin gegründet. Der Accelerator investiert alle drei Monate jeweils 25.000 € in ungefähr 10 Startups und unterstützt diese zusätzlich mit dem eigenen Netzwerk für 5 % der Unternehmsnanteile.

Das Center für Innovation & Entrepreneurship verbindet die Gründer an der Unversitätsstadt Karlsruhe untereinander. Dort haben wir interessante Menschen kennengelernt, die uns besonders im Bezug auf SEO, SEM und Enterprise Sales unterstützt haben.

Gleich zu Beginn konnten wir hohe Kundenzufriedenheit vorweisen, siehe unser eKomi Profil. Fast alle Kunden haben angegeben, dass sie erneut bei uns buchen würden. Wir denken, dass dies stark mit dem Wettbewerbsumfeld zusammenhängt, das von kleinen lokal agierenden Agenturen geprägt ist, welche keine guten internen Prozesse vorweisen können.

Was können andere Gründer von uns lernen


Kundenzufriedenheit ist die wichtigste Kennzahl

Breits 7 Monate nach unserem Launch machen wir ungefähr 30 % unseres Umsatzes mit Bestandskunden. Ein Einblick darüber geben beispielsweise unsere Kundenbewertungen. Unsere Bestandskunden ermöglichen uns langfristiges Wachstum und vor allem waren sie zu Beginn an Beweis dafür, dass unser Service Anklang findet. Gerade in einem jungen Unternehmen, in dem so viel schief geht, geben einem diesen zufriedenen Kunden immer wieder die notwendige Sicherheit auf dem richtigen Weg zu sein.

Fokus, Fokus, Fokus

Der Zeitarbeitsmarkt bietet sehr großes Potential in diversen Branchen wie beispielsweise Einzelhandel, Gesundheitsbranche und der klassische Maschinenbau. Wir haben uns aber gleich von Beginn an entschlossen, uns sehr stark auf den Sektor Eventpersonal zu fokussieren und in diesem Sektor zunächst nur die Akquisekanäle SEO und SEM zu nutzen. Jedes Geschäftsmodell bietet unzählige Möglichkeiten, die sich sehr schnell als teure Ablenkung heraustellen können. In diesem Sinne empfehle ich jedem Gründer diesen Video Ausschnitt von Steve Jobs anzuschauen: “Focus is about saying No!”.

Investoren kosten sehr viel Zeit

Zahlreiche Gründer hören praktisch auf damit an ihrem Produkt bzw. ihrem Marketing zu arbeiten, sobald sie mit Investorengesprächen anfangen. Der amerikanische Investor Paul Graham spricht deswegen auch davon, dass der Prozess des Fundraisings selbst ein Jungunternehmen in die Insolvenz treiben kann (“the process of raising money itself can kill you”). Wahrscheinlich gibt es einen großen Bias in der Startup Gemeinschaft, da sich bisher die meiste Startup PR darauf gerichtet hat wer wieviel von welchen Investoren gesammelt hat. Wir dagegen haben uns von Beginn an entschlossen nur minimalen Aufwand in die Due Diligence mit Investoren zu stecken. Hätten wir mehr Zeit investiert, hätten wir mittlerweile vielleicht eine Finanzierungsrunde abschließen können, aber wir hätten aufgrund der Ablenkung nicht so viel Traction erreichen können.

Viele Kleinigkeiten machen den Erfolg aus

Wir glauben nicht daran, dass eine einzelne Kooperation, eine große PR Kampagne oder ein besonderer Feature Launch das Geschäftsmodell entscheidend beeinflussen kann. Viel häufiger sind es zahlreiche Kleinigkeiten, die dann gemeinsam über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Dazu gehören ein neuer Content Marketing Artikel, die Optimierung der Adwords Kampagne, eine Design Änderung am Onboarding Prozess oder bessere Lifecycle E-Mails.

Rabatte sind sehr gefährlich

Viele junge Unternehmen greifen im großen Maße auf Rabatte zurück, um ihr Produkt zu verkaufen. Natürlich kann es immer Umstände geben, die das rechtfertigen. Im großen und ganzen sind wir von InStaff aber überzeugt, dass Rabatte ein Problem darstellen. Diese kosten nicht nur sehr viel Geld (weil der Kunde eventuell auch ohne Rabatt gekauft hätte), sondern erhöhen auch die Komplexität des gesamten Akquiseprozesses. Wir haben uns früh dazu entschieden immer einen 43 % Aufschlag auf den Lohn zu erheben und sind auch bei großen oder preissensitiven Kunden nicht davon abgewichen. Eventuell haben wir dadurch ein paar Kunden verloren, aber da sehr preissensitive Kunden erfahrungsgemäß oft auch besonders viel Support erwarten, war dies für uns langfristig wahrscheinlich die richtige Entscheidung.

SEO als langfristiger Marketing Kanal

Gleich nach dem Launch haben wir viel Zeit in Content Marketing, eine saubere Webseitenstruktur, schnelle Webseiten Geschwindigkeit sowie eine einfache Webseiten Navigation gesteckt. Dies stellte sich als langfristiges Investment in SEO und User Experience dar und hat sich positiv auf unsere organischen Suchanfragen ausgewirkt. Diese SEO Strategie benötigt etwas Zeit um Früchte zu tragen, aber dafür ist sie sehr langfristig ausgerichtet. Außerdem haben diese Maßnahmen dazu beigetragen unseren Qualitätsfaktor der Seite zu steigern und damit die Kosten unserer Adwords Kampagnen zu senken.

Über InStaff


InStaff ist ein Online Marktplatz für Zeitarbeiter, ähnliche wie oDesk aber für vor-Ort Jobs. Wir nutzen Software Technologie und ein Online Marktplatz Geschäftsmodell, um die Transaktionskosten bei der temporären Beschäftigung zu verringern.

Seit unserem Launch im Februar 2014 haben wir uns auf Messepersonal fokussiert und sind mittlerweile in der Lagen Messehostessen & Eventpersonal in ganz Deutschland zu vermitteln. Falls Sie bald eine Messe organisieren, freuen wir uns über Ihre unverbindliche Buchungsanfrage.

Jeder der Interesse an Messe- und Eventjobs hat, kann sich gerne bei uns online anmelden. Die Stundenlöhne bewegen sich meistens zwischen 12 und 16 €, abhängig von der Erfahrung und dem Einsatzort.

Contact Person for PR & Investor Relations

Pascal Klein
CEO @ InStaff

pascal.klein@instaff.jobs