Messehost/ess (m/w/d) @ APOTHEKENTOUR 2026

Jobbeschreibung

Hostessenbriefing I INSTAFF

Briefing für INSTAFF Hostessen – Betreuung der Gäste während des Check-in und Check-out
Veranstaltung: APOTHEKENTOUR
Bereich: Eingangsbereich (Akkreditierung)

Ablauf/Uhrzeiten der Veranstaltung:

Veranstaltungsformat:

Die APOTHEKENTOUR ist ein regionales Messe- und Eventformat, das speziell auf Apothekenteams zugeschnitten ist (fertig ausgebildete PTA, PKA, Pharmazieingenieur:innen und Apotheker:innen).

Die APOTHEKENTOUR richtet sich ausschließlich an Apothekenteams, die in einer öffentlichen Apotheke in Deutschland tätig sind. Versandapotheken sind von der Teilnahme ausgeschlossen.

Mehr als 40 der bedeutendsten Apothekenhersteller touren 2026 an 12 Wochenenden durch 12 Städte.

Dabei schaffen wir gemeinsam Raum für Networking, vermitteln Wissen und liefern direkte Produktinformationen. Das Umfeld ist zeitgemäß und exklusiv, mit limitierter Gästezahl und angemessenen Hygienemaßnahmen. Zugleich wird das einzigartige Tour-Erlebnis digital verlängert – mit anschließendem Online-Zugang zu Vorträgen, Produktinformationen und vielem mehr.

Hier kannst du dir einen ersten Eindruck von der Veranstaltung verschaffen.

Allgemeine Informationen:

Als Hostess (m/w/d) bist du sowohl für den Empfang (Check-in) als auch für die Verabschiedung (Check-out) der Gäste verantwortlich. Du sorgst dafür, dass die Gäste einen positiven ersten und letzten Eindruck von der Veranstaltung haben. Der Check-in- und Check-out-Bereich befindet sich zentral am Eingang der Veranstaltungshalle und wird von dir, weiteren Servicekräften sowie einer dir zur Seite stehenden Ansprechperson aus unserem Team betreut.

Sobald du die Veranstaltungslocation erreichst, erhältst du von uns eine ausführliche Erklärung deiner Tätigkeit sowie einen Ansprechpartner und alle wichtigen Informationen.

Aufgabenbereiche:

• Check-in-Prozess:

Begrüßung & Registrierung der Gäste:

• Begrüße die Gäste freundlich und hilfsbereit beim Betreten der Veranstaltung.
• Stelle sicher, dass sie sich willkommen fühlen und der erste Schritt in die Veranstaltung mit einem positiven Eindruck beginnt.
• Überprüfe durch eine digitale Registrierung, ob die Gäste korrekt angemeldet sind. Der Vorgang hierfür wird dir vor Ort von deiner zuständigen Ansprechperson erklärt.
• Falls Gäste ihre Anmeldung vorab nicht abgeschlossen haben, hilfst du ihnen dabei, dies schnell und unkompliziert nachzuholen.

Übergabe der Namensschilder:

• Übergebe nach der erfolgreichen Registrierung jedem Gast das Lanyard mit dem Namensschild.
• Wünsche dem Gast ein tolles Erlebnis auf der APOTHEKENTOUR.
• Nach dem Check-in erhalten die Gäste den speziell für die APOTHEKENTOUR kreierten alkoholfreien Drink. Die Welcome-Bar befindet sich inmitten der Halle. Gerne kannst du während des Check-ins schon darauf hinweisen.

• Kopfhörerausgabe:
• Eine weitere Aufgabe kann die Ausgabe der Kopfhörer sein.
• Die Gäste erhalten die Kopfhörer entweder vor oder nach dem Check-in, je nach Veranstaltungsablauf.
• Stelle sicher, dass die Kopfhörer sauber, funktionsfähig und vollständig sind.
• Falls Kopfhörer nach der Veranstaltung zurückgegeben werden müssen, übernimmst du auch die Rücknahme und Kontrolle des Zustands.
• Achte darauf, dass die Rückgabe reibungslos erfolgt und alle Kopfhörer ordnungsgemäß eingesammelt werden.

• Betreuung der Pressewand:
• Vor dem Check-in kannst du auch für die Betreuung der Pressewand eingeteilt werden.
• Hier begrüßt du die Apothekenteams und Gäste und machst vor deren Check-in Bilder vor der offiziellen Pressewand.
• Achte darauf, dass sich die Gäste wohlfühlen und die Fotos professionell wirken.
• Koordiniere den Ablauf, sodass sich die Teams gut positionieren und es keine Staus beim Check-in gibt.

• Check-out-Prozesse

Vorbereitung:

• Bereite den Check-out-Bereich vor und sorge dafür, dass die Gäste auch beim Verlassen der Veranstaltung gut betreut werden.
• Achte darauf, dass alle benötigten Materialien für den Check-out (z.B. Dankeschön-Geschenke) bereitstehen.

Verabschiedung der Gäste:

• Verabschiede die Gäste freundlich und bedanke dich für ihre Teilnahme. Der Check-out wird, wie der Check-in, ebenfalls digital erfasst.

Verlassen der Veranstaltung:

• Nach dem erfolgreichen Check-out wird an jeden Gast eine Goodiebag übergeben.
• Diese sind ebenfalls im Check-out-Bereich platziert.

Rückgabe von Kopfhörern:

• Falls Kopfhörer ausgegeben wurden, achte darauf, dass die Gäste diese beim Verlassen der Veranstaltung ordnungsgemäß zurückgeben.

Kommunikation & Abstimmung:

• Abstimmung mit Team und Eventleitung: Halte regelmäßig Kontakt mit den anderen Hostessen und dem Eventteam, um den reibungslosen Ablauf von Check-in und Check-out sicherzustellen.
• Problemlösungen: Wenn es zu Problemen oder Rückfragen kommt, leite die Gäste an die zuständige Kontaktperson oder den Eventleiter weiter.

Wichtige Hinweise:

• Kleiderordnung für Hostessen: Deine Kleidung ist komplett in Schwarz gehalten.

• Schwarzes Oberteil
• Schwarze Hose oder schwarzer Rock
• Schwarze Schuhe
• Dein Erscheinungsbild sollte gepflegt und dein Outfit schlicht, elegant und einheitlich sein.
• Du bekommst von uns ein T-Shirt ausgeliehen, welches du zur besseren Erkennbarkeit auf der Veranstaltung trägst.

• Freundlichkeit & Professionalität: Du bist das Gesicht der Veranstaltung am Check-in- und -out-Bereich. Ein lächelnder, serviceorientierter Umgang ist essenziell.
• Zeitmanagement: Bitte achte auf Pünktlichkeit und effizientes Arbeiten.
• Pausen: Für dein Wohl ist gesorgt. Während deiner Pause darfst du dich gerne im Pausenbereich am Crew-Buffet bedienen. Die Pausenzeiten sind mit der Eventleitung für deinen Bereich abzusprechen.
• Notfallkontakt: Bei Problemen wende dich bitte direkt an den Eventleiter oder den technischen Support. Die Kontaktdaten erhältst du direkt zu Beginn bei deiner Einweisung.

Zusammenfassung:

Du bist der erste und letzte Kontaktpunkt für die Gäste der APOTHEKENTOUR. Deine Aufgaben umfassen die freundliche und effiziente Durchführung des Check-ins zu Beginn der Veranstaltung sowie den professionellen Check-out am Ende. Ein reibungsloser Ablauf und ein zuvorkommender Umgang machen den Unterschied und schaffen eine positive Atmosphäre. Wir schätzen deine Unterstützung und sind sicher, dass du einen großartigen Job machen wirst!

Vielen Dank für deine Unterstützung und viel Erfolg auf der APOTHEKENTOUR!