Krankschreibung und Krankmeldung: Das Wichtigste für den Arbeitnehmer

Wenn man krank ist, muss man sich rechtzeitig beim Arbeitgeber krankmelden und oft eine Krankschreibung vorlegen. Diese ärztliche Bescheinigung, offiziell Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) oder umgangssprachlich Krankenschein genannt, bestätigt die Arbeitsunfähigkeit und dient als Nachweis für den Arbeitgeber und die Krankenkasse. Neben der klassischen AU in Papierform gibt es mittlerweile auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die automatisch an die Krankenkasse übermittelt wird. Je nach Erkrankung gibt es unterschiedliche Wege, sich krankschreiben zu lassen: Man kann persönlich zum Arzt gehen oder bei bestimmten Beschwerden eine telefonische oder Online Krankschreibung nutzen.

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Was ist eine telefonische Krankschreibung

Jeder kennt es – plötzlich fühlt man sich unwohl. Fieber, Husten oder starke Kopfschmerzen machen es unmöglich, zur Arbeit zu gehen. Doch was tut man in diesem Fall? Muss man sofort einen Arzt aufsuchen? Die gute Nachricht: Es gibt die Möglichkeit, sich telefonisch krankschreiben zu lassen. Das bedeutet, dass eine AU auch ohne einen Besuch in der Arztpraxis ausgestellt werden kann. Stattdessen genügt in vielen Fällen ein Anruf beim Arzt, um den Krankenschein zu erhalten. Dies ist besonders praktisch, wenn man sich zu krank fühlt, um das Haus zu verlassen, oder vermeiden möchte, andere anzustecken.

Bei schweren Erkrankungen oder wenn weitere Untersuchungen nötig sind, muss der Patient persönlich in die Praxis gehen.

Wichtige Rahmenbedingungen:

• Die telefonische Krankschreibung gilt für maximal fünf Kalendertage.
• Eine Verlängerung ist nur möglich, wenn der Patient die Praxis persönlich aufsucht.
• Falls der Patient zuvor eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach einem Praxisbesuch erhalten hat, kann eine Verlängerung unter bestimmten Umständen telefonisch erfolgen. Dies entscheidet der Arzt individuell.

Was ist eine Online Krankschreibung und wann ist sie möglich?

Bei einer Online Krankschreibung erhält man ein ärztliches Attest, ohne eine Arztpraxis aufzusuchen. Stattdessen erfolgt die Untersuchung per Videochat oder Online-Fragebogen. Der Arzt prüft die Symptome und entscheidet, ob eine Krankschreibung auszustellen ist. Eine Online Krankschreibung ist genauso wie eine telefonische Krankschreibung nur bei leichten Erkrankungen möglich. Dazu gehören zum Beispiel:

• Rückenschmerzen durch Verspannungen
• Leichte allergische Reaktionen
• Erschöpfung und leichte Schlafstörungen

Für schwerere Erkrankungen oder wenn eine genauere Untersuchung notwendig ist, wird keine Online Krankschreibung ausgestellt. In solchen Fällen ist ein persönlicher Arztbesuch erforderlich.

So funktioniert eine Online Krankschreibung in wenigen Minuten

Anmeldung bei einem Telemedizin-Anbieter

Es gibt verschiedene Plattformen und Apps, die eine Krankschreibung Online anbieten. Manche Telemedizin-Anbieter arbeiten mit Vertragsärzten zusammen, während andere Patienten an verfügbare Ärzte vermitteln.

Ausfüllen eines Fragebogens und Video-Sprechstunde

Zunächst füllt man einen Online-Fragebogen aus. Anschließend findet ein ärztliches Gespräch per Videochat statt.

Ärztliche Entscheidung & Ausstellung der AU

Der Arzt prüft die Angaben und stellt – falls gerechtfertigt – eine elektronische AU aus. Danach wird die Krankschreibung digital an die Krankenkasse übermittelt oder als PDF per E-Mail an den Patienten versendet. Bei neuen Patienten ist eine Online Krankschreibung für maximal 3 Tage möglich, bei bekannten Patienten bis zu 7 Tage. Eine Folgebescheinigung per Video-Sprechstunde wird, genau wie bei der telefonischen Krankschreibung, nur ausgestellt, wenn die Erstbescheinigung nach einem persönlichen Arztbesuch erfolgt ist.

Wichtig: Ein Arbeitgeber darf eine solche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zwar nicht ohne Weiteres ablehnen. Dennoch empfiehlt es sich, eine mögliche Inanspruchnahme einer Online-Krankschreibung im Vorfeld mit dem Arbeitgeber abzustimmen, um Missverständnisse oder späteren Ärger zu vermeiden.

Krankmeldung: Pflichten und Fristen für den Arbeitnehmer

Wenn Arbeitnehmer krank werden, müssen sie ihren Arbeitgeber darüber informieren. Doch welche Fristen gelten und auf welchem Weg erfolgt die Mitteilung an den Arbeitgeber?

Die gesetzlichen Fristen für die Krankmeldung sind im § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt. Grundsätzlich gilt:

• Wer länger als drei Kalendertage krank ist, muss spätestens am vierten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber vorlegen.
• Arbeitgeber können aber auch schon ab dem ersten Krankheitstag ein Attest verlangen, wenn dies im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt ist.

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinen Arbeitgeber über eine Erkrankung unverzüglich zu informieren. Das bedeutet, dass die Krankmeldung per Telefon, E-Mail, WhatsApp oder andere Wege so früh wie möglich erfolgen sollte – idealerweise vor Arbeitsbeginn. Auch Minijobber sind verpflichtet, sich krankzumelden. Die Minijob-Krankmeldung funktioniert genauso wie bei regulären Angestellten: sofortige Meldung an den Arbeitgeber und einen Krankenschein.

Wichtig ist, dass der Arbeitgeber durch die Krankmeldung erfährt, dass und wie lange der Arbeitnehmer voraussichtlich arbeitsunfähig ist. Wer es versäumt, seinen Arbeitgeber rechtzeitig zu informieren oder die Krankmeldung telefonisch oder auf anderem Wege verspätet mitteilt, muss unter Umständen die Konsequenzen tragen. Möglich sind:

• Verwarnungen oder Abmahnungen bei wiederholtem Verstoß.
• Kürzungen des Gehalts – ohne AU gibt es keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung.
• Kündigung in schweren Fällen, wenn sich die Verstöße häufen.

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Formen der Krankmeldung, ihre Vor- und Nachteile

Krankmeldung per Telefon

• Telefonische Krankmeldung ist in den meisten Unternehmen die einfache und schnellste Methode.
• Kein schriftlicher Nachweis – daher sollte der Anruf ggf. durch eine E-Mail oder eine Notiz im System ergänzt werden.

Krankmeldung per E-Mail

• Krankmeldung per E-Mail ist ein gängiger Weg, um sich schriftlich und nachweisbar krankzumelden.
• Der Arbeitgeber könnte argumentieren, dass die E-Mail erst später gelesen wurde – deshalb sollte eine Bestätigung angefordert werden.

Krankmeldung per WhatsApp oder SMS

• Einige Arbeitgeber akzeptieren eine digitale Krankmeldung per WhatsApp oder SMS.
• In manchen Unternehmen unzulässig – sollte nur erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies ausdrücklich erlaubt.

Krankmeldung per Fax

• Fax bietet einen Nachweis, da ein Sendebericht ausgestellt wird.
• Da Faxgeräte zunehmend seltener genutzt werden, kann es zu Problemen kommen.

Krankmeldung per Brief

• Ein Brief wird bei bestimmten Arbeitgebern (z. B. Behörden oder konservativen Unternehmen) noch akzeptiert.
• Krankmeldung per Brief ist veraltet und zu langsam – die Meldung muss sofort erfolgen.

Vorlage einer schriftlichen Krankmeldung beim Arbeitgeber

Falls eine schriftliche Krankmeldung, z. B. per E-Mail erfolgen soll, kann eine dieser Vorlagen, in Abhängigkeit von der Unternehmenskultur, genutzt werden:

Variante 1:

Betreff: Krankmeldung – [Name]

Variante 2:

Betreff: Krankmeldung – [Vor- und Nachname]

Was ist der Unterschied zwischen AU und eAU?

Früher erhielten Arbeitnehmer die AU als Papierformular, das sie in drei Ausführungen bekamen:

• Eine Kopie für den Arbeitgeber.
• Eine Kopie für die Krankenkasse.
• Eine Kopie für den Arbeitnehmer zur eigenen Dokumentation.

Muster einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Versicherte in Papierform (Quelle: Instaff & Jobs GmbH)

Seit Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich Versicherte verpflichtend. Arbeitgeber und Krankenkassen erhalten sie nun digital, aber Arbeitnehmer bekommen weiterhin einen Papierausdruck als Nachweis – etwa bei technischen Problemen oder wenn der Arbeitgeber die eAU nicht abrufen kann. Ärzte übermitteln die elektronische AU direkt an die Krankenkasse, und Arbeitgeber können sie online abrufen, sobald sie bereitgestellt wurde.
Trotz dieser digitalen Umstellung bleibt die Meldepflicht bestehen: Arbeitnehmer müssen den Arbeitgeber weiterhin selbst darüber informieren, dass sie krank sind.

Wann gibt es keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Trotz der Einführung der eAU gibt es einige Ausnahmen, in denen sie keine Anwendung findet. In diesen Fällen muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin in Papierform eingereicht werden:

• Privatversicherte – Das eAU-System gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privatversicherte müssen den Krankenschein wie gewohnt selbst an ihre Krankenversicherung und den Arbeitgeber weiterleiten.
• Minijobber in Privathaushalten – Arbeitgeber von Minijobbern (z. B. Haushaltshilfen) haben keinen Zugang zum eAU-System. Hier muss die AU in Papierform vorgelegt werden.



Muster 21. Ärztliche Bescheinigung für den Bezug von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes (Quelle: InStaff & Jobs GmbH)


Arztbesuch im Ausland – Wird eine Krankschreibung von einem ausländischen Arzt ausgestellt, ist eine digitale Übermittlung an die deutsche Krankenkasse ausgeschlossen. Arbeitnehmer müssen die Bescheinigung selbst weiterleiten.
Erkrankung des Kindes (Kinderkrankengeld) – Wenn ein Arbeitnehmer wegen eines kranken Kindes zu Hause bleiben muss, stellt der Kinderarzt eine „Ärztliche Bescheinigung für den Bezug von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes“ (Muster 21) aus. Diese Bescheinigung ist kein Teil der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und muss weiterhin manuell bei der Krankenkasse eingereicht werden.
Ärzte außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung – Ärzte, die keine Kassenzulassung haben, können keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen. Das betrifft z. B. Privatärzte, Heilpraktiker und einige Spezialisten. Ihre Krankschreibungen müssen manuell an die Krankenkasse übermittelt werden.

Welche Informationen sieht der Arbeitgeber in der eAU?

Wenn der Arbeitgeber die eAU bei der Krankenkasse abruft, erhält er nur bestimmte Informationen. Das ist gesetzlich so geregelt, um den Datenschutz des Arbeitnehmers (Art. 9 DSGVO) zu gewährleisten.

Diese Informationen sieht der Arbeitgeber:

• Name des Arbeitnehmers – Damit klar ist, für wen die Krankschreibung gilt.
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit – Die exakten Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer arbeitsunfähig ist.
• Datum der ärztlichen Feststellung – Wann die Krankschreibung ausgestellt wurde.
• Hinweis auf eine Erst- oder Folgebescheinigung – Der Arbeitgeber erfährt, ob es sich um die erste Krankschreibung oder eine Verlängerung handelt.
• Name der Krankenkasse – Damit der Arbeitgeber weiß, wo die eAU hinterlegt ist.

Diese Informationen sieht der Arbeitgeber NICHT:

• Die genaue Diagnose – Der Arbeitgeber erfährt keine Details zur Krankheit des Arbeitnehmers.
• Angaben zu Behandlungen oder Medikamenten – Es gibt keine Details zur medizinischen Versorgung.
• Informationen über den behandelnden Arzt – Der Arbeitgeber sieht weder den Namen noch die Praxis des Arztes.

Muster: Rückmeldung der Krankenkasse an den Arbeitgeber (Quelle: InStaff & Jobs GmbH)

Diese Einschränkungen sind wichtig, um die Privatsphäre des Arbeitnehmers zu schützen. Die eAU dient lediglich dem Nachweis der Arbeitsunfähigkeit und ist kein medizinischer Bericht.

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