InStaff Logo (Druckversion)

Hochzeit planen: Personalbedarf für Events

Wie viele Servicekräfte, Aufbauhelfer und sonstiges Personal benötige ich für eine Hochzeit?

InStaff ist eine Online-Plattform die temporäres Personal vermittelt. Seit 2014 können unsere Kunden Personal für verschiedene Events und Veranstaltungen buchen. Egal ob für die Hochzeit oder einen runden Geburtstag, InStaff steht Ihnen in Personalfragen zur Seite. Um sie bestmöglich bei ihrer Personalplanung einer Veranstaltung zu unterstützen, haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen zur Personalplanung und zum Personalbedarf für eine Veranstaltung zusammengestellt.

Erste Schicht:
12 bis 22 Uhr
Zweite Schicht:
16 bis 02 Uhr
Gesamt
Vorbereitung 6 Servicekräfte 6
Sekt-Empfang 6 Servicekräfte 6
Kuchenbuffet 6 Servicekräfte 6 Servicekräfte 12
Abendessen: Buffet 6 Servicekräfte 6 Servicekräfte 12 (+4)
Party 6 Servicekräfte 6 (+2)
Abbau 6 Servicekräfte 6
Optional Bar 1 Barkeeper + 1 Barrunner
Live-Cooking 1 Koch

Erste Entscheidungen

Am Anfang jeder Planung sollten Sie sich sicher darüber sein, welchen Service Sie von dem Personal für ihre Veranstaltung erwarten. Oftmals ist es nicht nur wichtig Speisen und Getränke den Gästen zur Verfügung zu stellen, sondern auch sich mit der Art und Weise des Servierens zu beschäftigen und sich Gedanken zu machen, welche Art am besten zu ihrer Veranstaltung passt. Hier müssen Sie grundsätzlich zwischen einem warmen Buffet oder einem gesetzten Essen mit Menü-Service entscheiden. Alle weiteren aufgeführten Präsentationsarten können optional eingesetzt werden.

Zur Vorbereitung von Speisen und zum Anrichten eignen sich ein separater Raum oder vom Veranstaltungsort eine hauseigene Küche. Hierfür lässt sich der Personalbedarf gut planen. Fall Sie ein zusätzliches Catering beauftragt haben werden diese eventuell ihren Koch und Küchenhilfe selbst stellen. Verantwortlich für diesen Bereich sind die Köche und die Küchenkräfte.

Ein überlegter Einsatz von Ressourcen spart nicht nur Kosten, sondern lässt auch Sie ihre eigene Veranstaltung entspannter erleben.

Catering

Warmes Buffet

Möchten Sie ihren Gästen ein warmes Buffet präsentieren, benötigt dies eine laufende Überwachung. Hier empfiehlt es sich je nach Größe der Veranstaltung und Größe des Buffets eine oder mehr Servicekräfte als Buffetbetreuung einzuteilen. Zur Buffetbetreuung gehören das Auffüllen von Speisen, Besteck und Geschirr. Aber auch das Sauberhalten des Buffets sollte eine Aufgabe der Buffetbetreuung sein.

Speisen, die Sie ihren Gästen anbieten müssen nicht nur hergestellt bzw. angerichtet werden, sondern auch Speisereste sowie Geschirr und Besteck müssen von den Servicekräften abgeräumt werden. Bei einem etwas größeren Veranstaltungsraum empfiehlt es sich den Servicekräften Tische oder Bereiche zuzuteilen für die Sie zuständig sind.

Gesetztes Essen mit Menü-Service

Besonders bei festlichen Anlässen wie zum Beispiel einer Hochzeit ist ein gemeinsames Essen mit einem Menü empfehlenswert. Bei einem gesetzten Essen mit einem Menü werden die Speisen immer gleichzeitig den Gästen am Tisch gereicht. Der Menü-Service ist mit Abstand der personalintensivste Service für eine Veranstaltung. Ihre Gäste sind an Tischen mit ca. 6 bis 8 Personen platziert und bekommen alle gleichzeitig von einer Servicekraft rechts ihr Essen serviert. Daher benötigen Sie mindestens eine Teamgröße von ca. 12 bis 16 Personen, um zwei Tische gleichzeitig zu bedienen.


Bei einem Menü-Service empfiehlt es sich das Personal eventuell in zwei Schichten zu buchen, da Sie nicht durchgängig gleich viele Servicekräfte benötigen. Zum Zeitpunkt des gesetzten Essens sollten beide Schichten für einen reibungslosen Ablauf vor Ort sorgen. Nach dem Dessert empfiehlt es sich dann die erste Schicht durch die zweite Schicht abzulösen.

"Faustregel" für den Personalbedarf

Grundsätzlich und bei einem Service am Gast können Sie für 10 Gäste je eine Servicekraft einplanen. Diese “Faust-Regel” ist jedoch auch von der Art des Caterings bzw. der Präsentation der Speisen abhängig. Ab einer Teamgröße von 10 bis 15 Servicekräften empfiehlt es sich einen Team/Serviceleiter zu buchen bzw. einzuteilen, der die Organisation übernimmt und den Überblick behält. Bei einem klassischen Menüservice ist der Personalbedarf höher als bei einem normalen Service.

Optionales

Flying-Sevice

Zum einen können kleine Häppchen z.B. Fingerfood und Canapés einfach auf Platten arrangiert und den Gästen serviert werden. Das Fingerfood auch Flying- Service genannt wird durch die Servicekräfte den Gästen gereicht. Dieser Service eignet sich besonders zum Empfang bzw. Get-together der Gäste. Bei geschäftlichen Veranstaltungen kann ein Empfang mit Getränken und ein damit verbundener Flying-Food-Service eine nette Möglichkeit sein mit ihren Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt zu kommen.

Live-Cooking

Eine außergewöhnliche und kulinarisch schöne Art und Weise ihren Gästen Speisen und Gerichte zu präsentieren ist das Live-Cooking. Hierbei werden von einem Koch vor den Gästen die Gerichte gekocht und angerichtet. Für diese kleine Showeinlage müssen sie natürlich einen Koch buchen, der eventuell Erfahrungen im Live-Cooking hat. Ein besonderer Vorteil des Live-Cooking ist, dass der Koch auf individuelle Wünsche der Gäste in gewissem Maße eingehen kann.

Barkeeping

Für einen reibungslosen Ablauf und als zusätzliche Möglichkeit für ihre Gäste sich selbst mit Getränken zu versorgen, empfiehlt es sich bei einer Gästeanzahl von ca. 50 bis 100 eine Bar aufzubauen und einen Barkeeper zu buchen bzw. vom gebuchten Servicepersonal eine Kraft für diese Aufgabe einzuteilen. Ab einer Anzahl von 100 Gästen lohnt es sich zusätzlich einen Runner bzw. eine Assistenz des Barkeepers einzustellen, um den Barkeeper zu unterstützen oder ihn mit Nachschub zu versorgen, damit dieser seine Position bei hohem Andrang nicht verlassen muss.

Photo by: Thomas Glaser

Zusätzliche Ausstattung

Sie haben einen Raum bzw. einen Ort für ihre Veranstaltung gemietet und wissen nicht woher Sie die notwendige Ausstattung bekommen? Es gibt eine Möglichkeit die weitere Ausstattung für ihre Party wie z.B. Geschirr, Besteck Sitzgelegenheiten sowie Tische zu mieten. Die verschiedenen Dienstleister liefern die gewünschte Ausstattung zum verabredeten Zeitpunkt und holen sie wieder ab. Anbei einige Links zu Unternehmen, die diese Ausstattung vermieten.


Hier ein paar Beispiele für den Raum Berlin:

Universum - Ausstattungsverleih

Integra Berlin

Eventrental


Tipp!

Buchen sie das Aufbau-Personal rechtzeitig, damit genügend Zeit zur Verfügung steht die Location vorzubereiten.


Ansprechpartner für Ihre Rückfragen

Manuel Marschel: Ansprechpartner für Arbeitgeber

Manuel Marschel
Ansprechpartner für Arbeitgeber

Bei Fragen zur Personalbuchung oder zur Durchführung von Personaleinsätzen können Sie sich gerne an mich wenden.

+49 30 959 982 640
manuel.marschel@instaff.jobs

Christin Monski: Ansprechpartner für Personal

Christin Monski
Ansprechpartnerin für Arbeitnehmer

Bei Rückfragen zum Personalprofil, den Jobs oder der Online Bewerbung, könnt ihr mich gerne kontaktieren.

+49 30 959 982 660
christin.monski@instaff.jobs

InStaff Logo

InStaff & Jobs GmbH

Die InStaff & Jobs GmbH vermittelt kurzfristig Beschäftigte Mitarbeiter wie z.B. Messehostessen, Eventhelfer, Catering Personal, Aushilfen & Promoter in ganz Deutschland.

Kontaktformular

Kundenzufriedenheit:

InStaff ist durch den unabhängigen Dienstleister eKomi für hohe Kundenzufriedenheit ausgezeichnet:
zu den Kundenbewertungen

Arbeitnehmerüberlassungs Erlaubnis

Rechtssicherheit:

InStaff wurde von der Agentur für Arbeit die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung erteilt:
über die Arbeitnehmerüberlassung