Messestand: Einführung in Planung, Gestaltung & Kosten

Messestand Kosten: Wie teuer ist ein Messeauftritt?

Die folgende Tabelle gibt Ihnen als Veranstalter einen Überblick, über die Kosten die bei einem Messestand entstehen können. Beachten Sie, dass es direkte Kosten gibt wie beispielweise Standgebühr, Standaustattung, Anfahrt, Werbematerial, etc.. Es gibt aber auch zahlreiche kalkulatorische Kosten die dadurch entstehen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter mit Planung, Aufbau und Messebetreuung beschäftigt sind.

Direkte Kosten	Kleiner Messestand à 10 qm² bei einer 3-tägigen Messe
	Messestand	2.000 EUR
	Stand Infrastruktur Internet, Strom, etc.	500 EUR
	Ausstattung Theke, Tisch & weitere Möbel mieten	500 EUR
	Werbematerial Flyer, Broschüren, Visitenkarten	300 EUR
	Werbegeschenke z.B. USB Stick oder ähnliches	500 EUR
Personal Kosten	2 Mitarbeiter à 250 EUR kalkulatorische Kosten pro Tag und 1 Hostess à 150 EUR Kosten pro Tag
	Anreise & Unterkunft	400 EUR
	1 Hostess	450 EUR
	Vorbereitung 5 Manntage	1.250 EUR
	Durchführung An- und Abreise plus 3 Tage Messe	2.000 EUR
	Nachbereitung 2 Manntage	500 EUR
Gesamtkosten		ca. 4.500 EUR direkte Kosten + ca. 4.000 EUR kalkulatorische Kosten

Insgesamt kann man also bei einem kleinen Messestand mit direkten Kosten in Höhe von ca. 4.500 EUR rechnen plus ca. 15 Manntage an Arbeitszeit. Bei einem ausgefallenem Messeauftritt, einer besonders teuren Messe oder einem größeren Stand können die Kosten natürlich auch wesentlich höher sein.

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Messestand Gestalten: Einrichtung, Zubehör und Werbemittel

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten die Gestaltung des Messestands zu organisieren:

• Sie kaufen ein fertiges Standkonzept vom Messeveranstalter
• Sie beauftragen eine Event- bzw. Messebauer Agentur mit der Gestaltung
• Sie übernehmen selber die Gesaltung und kümmern sich um Auf- und Abbau

Bei kleinen Unternehmen bzw. bei kleinen Messeständen sind die Kosten die durch Kommunikation mit einer Messebau Agentur entstehen relativ hoch im Verhältnis zur Leistung, die der Messebauer erbringt. Deswegen empfiehlt es sich meist entweder ein fertiges Standkonzept vom Messeveranstalter zu beziehen und dieses an die eigenen Bedürfnisse anzupassen oder direkt den ganzen Stand selber zu gestalten.

Gerade wenn Sie zum ersten Mal einen Messestand organisieren, sollten Sie sich an ein schlichtes Design halten, dass aber in Sachen Ansprache und Kommunikation dennoch Ihr Unternehmen widerspiegelt. Besonders "große Ideen" oder ausgefallene Konzepte sparen Sie sich aber besser, wenn überhaupt, für den zweiten oder dritten Messestand, weil sonst Aufwand und Kosten leicht explodieren können. Was Sie aber unbedingt bei der Gestaltung beachten sollten:

• (Steh-)Tisch zum angenehmen Gespräch mit den Kunden
• Theke, auf der Sie präsentieren und hinter der Sie Dinge verstauen können
• Flyer oder Broschüre die Sie mit interessierten Kunden besprechen und mitgeben können
• Visitenkarten für alle Mitarbeiter am Stand, auch für Hostessen
• Eventuell ein Werbeartikel wie beispielsweise USB-Stick oder sonstiges
• Getränke, Snacks und klare Catering Verantwortlichkeit auf dem Stand

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Messestand Personal: Wieviele Personen benötige ich?

Die kalkulatorischen Kosten für eine Mitarbeiterin/ einem Mitarbeiter auf der Messe betragen mehrere hundert Euro pro Tag. Sie sollten aber sicherstellen, dass Sie auch zu Stoßzeiten (meist Vormittags gegen 11 Uhr und dann wieder nach der Mittagspause) ausreichend Personal haben, um alle Standgäste und potenziellen Kunden zu betreuen. Wir empfehlen Ihnen mindestens zwei Vollzeit Mitarbeiter auf die Messe zu nehmen, damit garantiert ist, dass zu jedem Zeitpunkt einer Ihrer Mitarbeiter auf dem Stand ist.

Zusätzlich sollten Sie eine Hostess zur Standbetreuung einplanen, die sich um die Gäste kümmert, damit das Kernteam entlastet wird. Die Kosten für eine Hostess betragen ca. 150 pro Tag und sind damit wesentlich geringer als die Ihrer eigenen internen Mitarbeiter. Alternativ kann hier auch auf einen unerfahrenen Sales-Mitarbeiter oder Azubi zurückgegriffen werden, der dann gleichzeitig auf der Messe eingearbeitet wird. Bei tiefergehenden Fragen von potentiellen Kunden kann der Azubi bzw. die Hostess den Kunden dann an den erfahrenen Mitarbeiter weiterleiten.

Messestand Erfolgsbewertung: Lohnt sich ein Messeauftritt?

Es gibt zahlreiche weiche Faktoren, für die sich ein Messestand lohnen kann. Beispielsweise: Image Pflege, Bestandskundenbetreuung, Ausschau halten nach neuen Trends sowie die Knüpfung potenzieller Partnerschaften.

Wir empfehlen Ihnen aber eine Erfolgsbewertung, die sich stärker am Performance Marketing richtet:

• Definieren Sie genau eine Kennzahl an derer Sie den Erfolg oder Misserfolg messen können. Beispielsweise die Anzahl von Neukundenkontakten oder die Vertragshöhe von abgeschlossenen Verträgen.
• Überlegen Sie sich wie hoch diese Kennzahl sein muss, damit sich der Messestand bei dem eingesetzten Budget und dem Aufwand gelohnt hat. Beziehen Sie bei dieser Soll-Kennzahl von vornherein schon die weichen Vorteile ein, die ein Messestand sonst so mit sich bringt ein.
• Nach Abschluss des Messestands führen Sie eine objektive SOLL / IST Analyse durch und prüfen anhand dieser einen Kennzahl, ob der Messeauftritt ein Erfolg war.
• Falls die SOLL-Kennzahl nicht erreicht haben: Analysieren Sie den Ablauf und überprüfen Sie, ob Sie die Kennzahl mit den neu gewonnenen Erfahrungswerten beim nächsten Messestand erhöhen können und sich damit ein erneuter Messeauftritt auf einer ähnlichen Messe lohnt.

Weitere Informationen zur Messestand Planung

Es gibt im Internet bereits zahlreiche gute Artikel zum Thema Messestand Planung und auch sehr gute Checklisten mit denen Sie den Verlauf Ihrer Planung managen können. Im Folgenden eine kleine Auswahl die Ihnen hoffentlich weiterhilft:

• Ausführliche Checkliste als PDF Download (www.abc-marketingpraxis.ch)
• Messestand Konfigurator als Online Tool (www.schueler-messebau.de)
• Messetermine 2024

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