Hostess-Jobs und Messe-Jobs in Leipzig

Hostessenbriefing I INSTAFF

Briefing für INSTAFF Hostessen – Betreuung der Gäste während des Check-ins/out
Veranstaltung: PRAXISTOUR
Bereich: Eingangsbereich (Akkreditierung) – Messehost/ess

Veranstaltungsformat:

Die PRAXISTOUR ist ein regionales Messe- und Eventformat, das speziell auf Ärztinnen und Ärzte sowie medizinisches Fachpersonal (MFA) zugeschnitten ist, die in Praxen in Deutschland tätig sind. Die PRAXISTOUR richtet sich ausschließlich an Fachkräfte aus niedergelassenen Arztpraxen in Deutschland.

Zur Premiere präsentieren sich 16 ausgewählte Pharmaunternehmen im Rahmen dieses einzigartigen Formats.

Gemeinsam schaffen wir Raum für persönliches Networking, vermitteln praxisrelevantes Wissen und bieten direkte Einblicke in aktuelle Produkte und Innovationen. Das Umfeld ist modern und exklusiv gestaltet, mit limitierter Gästezahl, hochwertigen Informationsangeboten und einem Erlebnis, das speziell auf die Bedürfnisse des Praxisalltags abgestimmt ist.

Hier kannst du dir einen ersten Eindruck von der Veranstaltung verschaffen.

Allgemeine Informationen:

Als Hostess bist du sowohl für den Empfang (Check-in) als auch für den Abgang (Check-out) der Gäste verantwortlich. Du sorgst dafür, dass die Gäste einen positiven ersten und letzten Eindruck der Veranstaltung haben. Der Check-in und Check-out Bereich befindet sich zentral am Eingang und Veranstaltungshalle und wird von dir und weiteren Servicekraft, sowie eine für dich zustehende Ansprechperson von uns aus dem Team betreut.

Sobald du die Veranstaltungslocation erreichst, erhältst du von uns eine ausführliche Erklärung deiner Tätigkeit sowie einen Ansprechpartner und alle wichtigen Informationen.

 Aufgabenbereiche:

• Check-in Prozess:

Begrüßung der Gäste & Registrierung der Gäste:

• Begrüße die Gäste freundlich und hilfsbereit beim Betreten der Veranstaltung.
• Stelle sicher, dass sie sich willkommen fühlen und den ersten Schritt in die Veranstaltung mit einem positiven Eindruck machen.
• Überprüfe, ob die Gäste korrekt registriert sind, indem du eine digitale Registrierung vornimmst. Der Vorgang für die digitale Registrierung wird dir vor Ort von deiner zuständigen Ansprechperson erklärt.
• Wenn Gäste ihre Anmeldung vorab nicht abgeschlossen haben, hilfst du dabei, dies schnell und unkompliziert nachzuholen.

Übergabe der Namensschilder:

• Übergebe nach der erfolgreichen Registrierung jedem Gast das Lanyard mit Namensschild
• Wünsche dem Gast ein tolles Erlebnis auf der PRAXISTOUR

• Kopfhörerausgabe:
• Eine weitere Aufgabe kann die Ausgabe der Kopfhörer sein.
• Die Gäste erhalten die Kopfhörer entweder vor oder nach dem Check-in, je nach Veranstaltungsablauf.
• Stelle sicher, dass die Kopfhörer sauber, funktionsfähig und vollständig sind.
• Falls Kopfhörer nach der Veranstaltung zurückgegeben werden müssen, übernimmst du auch die Rücknahme und Kontrolle des Zustands.
• Achte darauf, dass die Rückgabe reibungslos erfolgt und alle Kopfhörer ordnungsgemäß eingesammelt werden.

• Betreuung der Pressewand:
• Vor dem Check-in kannst du auch für die Betreuung der Pressewand eingeteilt werden.
• Hier begrüßt du die Apothekenteams und Gäste und machst vor ihrem Check-in Bilder vor der offiziellen Pressewand.
• Achte darauf, dass sich die Gäste wohlfühlen und die Fotos professionell wirken.
• Koordiniere den Ablauf, sodass sich die Teams gut positionieren und es keine Staus beim Check-in gibt.

• Check-out Prozesse

Vorbereitung:

• Bereite den Check-out Bereich vor, indem du dafür sorgst, dass die Gäste beim Verlassen der Veranstaltung ebenfalls gut betreut werden.
• Achte darauf, dass alle benötigten Materialien für den Check-out (z.B.: Dankeschön-Geschenke) bereitstehen.

Verabschiedung der Gäste:

• Verabschiede die Gäste freundlich und bedanke dich für ihre Teilnahme. Der Check-out wird ebenso digital erfasst, wie der Check-in.

Verlassen der Veranstaltung:

• Nach dem erfolgreichen Check-out wird an den Gast eine Goodiebag übergeben.
• Diese sind auch im Check-out Bereich platziert

Rückgabe von Kopfhörern:

• Falls Kopfhörer ausgegeben wurden, achte darauf, dass die Gäste diese bei Verlassen der Veranstaltung ordnungsgemäß zurückgeben.

Kommunikation & Abstimmung:

• Abstimmung mit Team und Eventleitung: Halte regelmäßig Kontakt mit den anderen Hostessen und dem Eventteam, um den reibungslosen Ablauf von Check-in und Check-out sicherzustellen.
• Problemlösungen: Wenn es zu Problemen oder Rückfragen kommt, leite die Gäste an die zuständige Kontaktperson oder den Eventleiter weiter.

Wichtige Hinweise:

• Kleiderordnung für Hostessen: Alles schwarz.

• Schwarzes Oberteil
• Schwarze Hose oder schwarzer Rock
• Schwarze Schuhe
• Schlicht, elegant, einheitlich
• Gepflegtes Erscheinungsbild, einheitliche Kleidung nach Veranstaltungsrichtlinien.
• Du bekommst von uns ein T-Shirt ausgeliehen, welches du auf der Veranstaltung zur Erkennbarkeit trägst

• Freundlichkeit & Professionalität: Ihr seid das Gesicht der Veranstaltung am Check-in und out Bereich. Ein lächelnder, serviceorientierter Umgang ist essenziell.
• Zeitmanagement: Bitte achtet auf Pünktlichkeit und effizientes Arbeiten.
• Pausen: Für dein Wohl ist gesorgt, während deiner Pause darfst du dich gern im Pausenbereich am Crewbuffet bedienen. Die Pausenzeiten sind mit der Eventleitung für deinen Bereich abzusprechen.
• Notfallkontakt: Bei Problemen bitte direkt an den Eventleiter oder den technischen Support wenden. Die Kontaktdaten erhälts du direkt bei deinem Start und Einweisung.

Zusammenfassung:

Du bist der erste und letzte Kontaktpunkt für die Gäste der PRAXISTOUR. Deine Aufgaben umfassen die freundliche und effiziente Durchführung des Check-ins zu Beginn der Veranstaltung sowie den professionellen Check-out am Ende. Ein reibungsloser Ablauf und ein zuvorkommender Umgang machen den Unterschied und schaffen eine positive Atmosphäre. Wir schätzen deine Unterstützung und sind sicher, dass du einen großartigen Job machst!

Vielen Dank für eure Unterstützung und viel Erfolg auf der PRAXISTOUR!